Biurko (nie) dla każdego. Nowoczesne biuro według IKEA

Activity Based Workplace to jeszcze jedna nazwa określająca metodę projektowania, która wynika z obserwacji dzisiejszego środowiska pracy, zachowań i potrzeb pracowników. To podejście bliskie metodzie design thinking, która wychodzi od empatii, obserwacji i dopasowania projektowanej przestrzeni lub usługi do przyszłego użytkownika. Wielu architektów powie w tym miejscu: nihil novi, to przecież zasady, które od dawna wyznaczają tryb projektowej pracy. A jednak biura aranżowano przeważnie według jednej sztancy. I chociaż ta formuła nie zawsze zależała od architekta, a często wynikała z wytycznych narzuconych przez inwestorów, to nowe koncepcje przyczyniają się do zmiany sposobu, w jaki postrzega się środowisko pracy. Metoda projektowa Activity Based Workplace to próba odpowiedzi i dostosowania się do zachodzących zmian.

Nowe biuro IKEA w Poznaniu - tu wspólnie pracuje 500 osób

Standardy Activity Based Workplace zostały zaadaptowane w projekcie nowego biura dla pracowników IKEA Business Service Center w Poznaniu. Całe biuro i wszystkie stanowiska pracy przystosowane są dla osób z różnymi odmianami niepełnosprawności. Za projekt wnętrz odpowiadają Joelle Czajkowska i Katarzyna Czesnar - projektantki współpracujące z IKEA.

Budynek znajduje się na poznańskim Franowie i sąsiaduje ze sklepem IKEA. Wprowadziło się do niego 500 pracowników. W ciągu kolejnych pięciu lat firma zamierza podwoić liczbę zatrudnionych, co uwzględnia projekt architektoniczny. Powierzchnia całkowita przestrzeni biurowej zlokalizowanej na I piętrze budynku to 7950 mkw., z czego część na najbliższe lata przeznaczona jest na wynajem (2200 mkw.). Biuro zostało wykończone w standardzie Breeam Excellent i posiada proekologiczne rozwiązania. Atutem budynku są duże okna wzdłuż całej fasady dające naturalne oświetlenie oraz dwa patia wewnętrzne z roślinnością.

Przestrzeń biurowa skrojona na miarę

Zmienia się sposób myślenia o organizacji przestrzeni biurowej. Wzrost znaczenia pracy projektowej, współtworzenie, komunikacja międzynarodowa, coraz częściej praktykowana praca z domu i współpraca z zewnętrznymi ekspertami sprawiają, że tradycyjne biura „starzeją się” w szybkim tempie. Faktem staje się większa otwartość na rozwijanie kompetencji i naturalnych predyspozycji pracowników, uważność na ich potrzeby, zrównoważony rozwój, dbałość o zdrowie i kondycję. To nieuchronna zmiana orientacji z zaspokajania potrzeb firmy na myślenie o komforcie pracowników. IKEA World of Working (IWOW) jest organizacją będącą częścią IKEA Services AB z siedzibą w Szwecji. Jej zadaniem jest kreowanie lepszych warunków codziennej pracy w biurze.

IWOW wspiera pozostałe organizacje należące do Grupy IKEA we wdrażaniu konceptu Activity Based Workplace w swoich biurach, za cel stawiając sobie, aby wszystkie nowo powstające przestrzenie biurowe były projektowane zgodnie z jego założeniami, za każdym razem indywidualnie dopasowując się do lokalnych potrzeb. Pierwsze takie miejsce zaprojektowane zostało kilka lat temu w sąsiedztwie sklepu IKEA w Malmo w Szwecji. Teraz IKEA wdraża koncepcję ABW w kolejnych krajach: 30 listopada otwarte zostało pierwsze takie biuro poza granicami Szwecji - nowa siedziba dla 500 pracowników IKEA BSC w Poznaniu, w kolejce czekają zaś biura zlokalizowane m.in. w Niemczech, Francji i Chinach.

Czym jest Activity Based Workplace?

Activity Based Workplace to wybiegające w przyszłość myślenie o zmieniającej się specyfice pracy i potrzebach pracownika. W konsekwencji tych zmian przestrzenie biurowe powinny być dziś projektowane inaczej, podzielone na różne strefy. Activity Based Workplace opiera się w dużej mierze na analizie zadań, które wykonują pracownicy każdego dnia oraz czasu ich trwania. Według badań czynności pochłaniające nam najwięcej czasu w biurze to: odbieranie poczty i odpowiadanie na korespondencję, czytanie, nauka, rozmowy telefoniczne, praca nad budżetem, rozmowy projektowe, spotkania zarządu, warsztaty, rozmowy przez Skype i inne komunikatory. W projektowaniu biura według nowych zasad ważne jest też, jaki cel chcemy osiągnąć - jeśli chcemy sprawić, by pracownicy bardziej intensywnie z sobą współpracowali, powinna powstać strefa umożliwiająca wspólną pracę nad projektem. Jeśli zależy nam na zwiększeniu kreatywności, potrzebna jest przestrzeń otwarta, dynamiczna, z miejscami sprzyjającymi burzy mózgów lub działaniom twórczym, spontanicznym, nieograniczającym ruchów. Otoczenie, w którym pracujemy powinno wspierać nasze potrzeby i stwarzać warunki do komfortowej dla naszego umysłu pracy.

Biuro bez biurka

Czy tradycyjne biuro jest w stanie sprostać tym wyzwaniom? Tylko 54% badanych pracowników potwierdza, że ich dotychczasowe miejsce pracy pomaga im w byciu produktywnym. IKEA World of Working bazując na przeprowadzonych badaniach, opracowała nowy koncept biura spełniający założenia Activity Based Workplace. Opiera się on na podziale przestrzeni biurowej na kilka obszarów, z których pracownicy wybierają ten, który odpowiada akurat danej formie aktywności: Base Camp (miejsca przystosowane do pracy indywidualnej, nie wymagającej absolutnej ciszy i skupienia, wyposażone w ergonomiczne krzesła oraz biurka z regulowaną wysokością blatu, najczęściej w dwa monitory), Open Collaboration (otwarta przestrzeń do każdego rodzaju pracy zespołowej, ale także służąca do pracy indywidualnej, wyposażona w różne rodzaje siedzisk: od wygodnych sof po ergonomiczne krzesła, stoły, mobilne ekrany, i tablice itp.), Virtual Collaboration (miejsca przystosowane do udziału w tele- i video konferencji, indywidualne stanowiska wyposażone w ergonomiczne fotele), High Focus (miejsce przeznaczone do pracy indywidualnej wymagającej pełnej koncentracji, strefa wolna od spotkań i rozmów telefonicznych, gdzie stanowiska pracy oddzielone są parawanami akustycznymi), Chatbox (pomieszczenie zaprojektowane do prowadzenia poufnych rozmów lub połączeń telefonicznych).

Zmiana przyzwyczajeń

Specjaliści IKEA podkreślają, że aby możliwa była adaptacja idei Activity Based Workplace, zmiany muszą zajść równolegle w trzech obszarach: fizycznym (projekt architektoniczny i aranżacji przestrzeni biurowej zgodny z nowymi założeniami), technologicznym (nowe podłączenia informatyczne, dostępność dużej przepustowości sieci wi-fi w całym budynku, laptopy i telefony komórkowe dla wszystkich pracowników), ale również w mentalnym. Koncepcja ABW uwzględnia zatem nie tylko zmiany architektoniczne w organizacji miejsc pracy, ale przede wszystkim przygotowanie pracowników do nowego myślenia o „biurze bez biurka”.